Verwerkersovereenkomst

Laatst bijgewerkt: 20 september 2026

Waarom deze overeenkomst

In Memento staan cliëntgegevens — profielen, spelscores, levensverhaal en door familie geüploade foto's, audio en herinneringen — in een beveiligde Supabase-database met servers in de EU (Frankfurt). De zorginstelling is voor deze gegevens verwerkingsverantwoordelijke; Memento is verwerker in de zin van de AVG en verwerkt de gegevens uitsluitend in opdracht van de instelling. Voor de contactgegevens van de instelling zelf (voor abonnement en facturatie) is Memento zelf verantwoordelijke. Deze overeenkomst beschrijft de afspraken die voor de verwerking van cliëntgegevens gelden en is op aanvraag beschikbaar in ondertekende vorm.

Partijen

Deze overeenkomst wordt aangegaan tussen Memento, gevestigd te Nederland, hierna "verwerker", en de zorginstelling die een abonnement op Memento heeft afgesloten, hierna "verwerkingsverantwoordelijke".

Onderwerp en duur

Deze overeenkomst regelt de verwerking van persoonsgegevens die samenhangt met het gebruik van Memento door de verwerkingsverantwoordelijke, en geldt voor de duur van het onderliggende abonnement.

Aard van de verwerking

De verwerker verwerkt in opdracht van de verwerkingsverantwoordelijke de volgende cliëntgegevens: profielnaam, cognitieve activiteit (spelscores en voortgang), levensverhaal (indien ingevuld) en familie-uploads (foto's, audio en herinneringen). Deze gegevens worden opgeslagen in een Supabase-database in de EU (Frankfurt). Een deel van de gegevens wordt tijdelijk lokaal op de tablet gecachet, zodat de app ook zonder stabiele internetverbinding blijft werken.

Row Level Security zorgt ervoor dat een instelling alleen de gegevens van de eigen cliënten kan inzien. Medewerkers van Memento hebben uitsluitend toegang tot cliëntgegevens voor ondersteuning (support), en alleen wanneer de verwerkingsverantwoordelijke daar expliciet om verzoekt.

Voor licentiecontrole verwerkt de verwerker daarnaast een licentiesleutel; dit betreft geen persoonsgegevens van cliënten. De verwerker verwerkt cliëntgegevens niet voor eigen doeleinden.

Bewaartermijn

Bij beëindiging van de licentie verwijderen wij cliëntgegevens op verzoek van de zorginstelling. De zorginstelling kan te allen tijde export of verwijdering vragen via info@mementocare.nl.

Sub-verwerkers

Voor de technische levering van de dienst maakt Memento gebruik van de volgende sub-verwerkers:

Supabase — database en bestandsopslag voor cliëntgegevens, met servers in de EU (Frankfurt). Ook licentievalidatie en licentie-aanvragen lopen via Supabase Edge Functions; hierbij worden licentiesleutels en contactgegevens van de instelling verwerkt, geen persoonsgegevens van cliënten.
Resend — verzending van e-mails: e-mails over licentie en toegang aan de instelling, en het optionele wekelijkse overzicht aan familieleden die zich daarvoor hebben aangemeld; verwerkt in EU-regio.
Netlify — hosting van de website en de webapplicatie. Cliëntgegevens worden niet via Netlify opgeslagen.

Beveiligingsmaatregelen

De verwerker neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de gegevens die zij verwerkt — cliëntgegevens, de licentiesleutel en contactgegevens van de instelling — te beschermen tegen verlies of onrechtmatige toegang. Bij cliëntgegevens betekent dit onder meer dat de toegang per instelling is afgeschermd met Row Level Security.

Meldplicht datalekken

Mocht zich bij de verwerker een incident voordoen dat relevant is voor de verwerkingsverantwoordelijke, dan meldt de verwerker dit zonder onredelijke vertraging, zodat de verwerkingsverantwoordelijke aan haar eigen meldplicht kan voldoen.

Rechten van betrokkenen

De afhandeling van rechten van betrokkenen (inzage, correctie, verwijdering) ligt primair bij de verwerkingsverantwoordelijke. De verwerker verleent hierbij redelijke medewerking en stuurt verzoeken van betrokkenen over cliëntgegevens zonder onredelijke vertraging door naar de verwerkingsverantwoordelijke. Voor de gegevens waarvoor de verwerker zelf verantwoordelijke is (licentiesleutel, contactgegevens) handelt de verwerker verzoeken zelf af.

Beschikbaarheid van deze overeenkomst

Zorginstellingen die een ondertekende verwerkersovereenkomst nodig hebben voor hun eigen AVG-administratie, kunnen deze aanvragen via info@mementocare.nl. Onderstaand ondertekeningsblok kan hiervoor worden gebruikt.

Namens Memento

Naam:

Functie:

Datum:

Handtekening:

Namens de zorginstelling

Naam instelling:

Naam contactpersoon: